江蘇省企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)貫標(biāo)績(jī)效評(píng)價(jià)之文件審核
在江蘇省企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)貫標(biāo)績(jī)效評(píng)價(jià)的流程中，文件審核是一個(gè)關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。這一階段，評(píng)價(jià)專家將對(duì)企業(yè)提交的貫標(biāo)績(jī)效評(píng)價(jià)材料進(jìn)行深入分析和細(xì)致審核。文件審核不僅關(guān)注材料的完整性，更側(cè)重于評(píng)估企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理體系的實(shí)際運(yùn)行效果和績(jī)效表現(xiàn)。通過對(duì)文件內(nèi)容的嚴(yán)格審查，評(píng)價(jià)團(tuán)隊(duì)能夠?qū)ζ髽I(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理的規(guī)范性、有效性進(jìn)行全面評(píng)估，為最終的績(jī)效評(píng)價(jià)結(jié)果提供科學(xué)依據(jù)。
企業(yè)提出貫標(biāo)績(jī)效評(píng)價(jià)申請(qǐng)并通過形式審查的，由知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理部門委托的績(jī)效評(píng)價(jià)機(jī)構(gòu)進(jìn)行文件審核。文件審核不賦分值，通過文件審核的企業(yè)才能進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)審核階段。
文件審核是對(duì)企業(yè)貫標(biāo)情況的書面審核?？?jī)效評(píng)價(jià)機(jī)構(gòu)通過文件審核全面了解企業(yè)貫標(biāo)概況，特別是知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理體系建設(shè)情況，為后期開展現(xiàn)場(chǎng)審核做準(zhǔn)備。
一、文件審核材料清單
(一)知識(shí)產(chǎn)權(quán)方針及目標(biāo);
(二)企業(yè)建立知識(shí)產(chǎn)權(quán)合規(guī)管理體系的成文信息，包括知識(shí)產(chǎn)權(quán)手冊(cè)、標(biāo)準(zhǔn)文件要求創(chuàng)建并保持的其他成文信息;
(三)企業(yè)運(yùn)行知識(shí)產(chǎn)權(quán)合規(guī)管理體系的記錄;
(四)內(nèi)部審核記錄;
(五)管理評(píng)審記錄;
(六)知識(shí)產(chǎn)權(quán)合規(guī)管理體系改進(jìn)記錄。
二、文件審核內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)
(一)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)方針及目標(biāo)。
1.知識(shí)產(chǎn)權(quán)方針可以表現(xiàn)為企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)戰(zhàn)略、規(guī)劃、計(jì)劃等形式，與企業(yè)戰(zhàn)略方向保持一致，與企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展水平相適應(yīng)，符合企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)合規(guī)義務(wù)要求。
2.知識(shí)產(chǎn)權(quán)目標(biāo)可包含長(zhǎng)期目標(biāo)、年度目標(biāo)、部門目標(biāo)等，應(yīng)根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況制定，與知識(shí)產(chǎn)權(quán)方針保持一致，并發(fā)放至相關(guān)責(zé)任部門。
(二)企業(yè)建立、運(yùn)行知識(shí)產(chǎn)權(quán)合規(guī)管理體系的成文信息。
成文信息可以以制度、文件、規(guī)范、規(guī)定、流程等形式體現(xiàn)。成文信息應(yīng)按照標(biāo)準(zhǔn)文件和企業(yè)管理需求，明確控制過程和控制要求，便于理解和操作。成文信息應(yīng)通過標(biāo)識(shí)、編號(hào)等方式進(jìn)行管理，易于識(shí)別、取用、閱讀和保護(hù)，防止信息泄密、不當(dāng)使用和文件受損。
1.知識(shí)產(chǎn)權(quán)手冊(cè)。手冊(cè)應(yīng)明確企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)合規(guī)管理體系的范圍。手冊(cè)中需明確知識(shí)產(chǎn)權(quán)機(jī)構(gòu)設(shè)置、職責(zé)和權(quán)限，以及知識(shí)產(chǎn)權(quán)合規(guī)管理體系過程之間的相互關(guān)系，且表述清晰。
2.關(guān)于信息資源的成文信息。明確信息資源收集的方式和渠道，具體收集的信息類型，信息的篩選、加工和利用方式。明確知識(shí)產(chǎn)權(quán)信息檢索、分析和利用的場(chǎng)景，建立專利導(dǎo)航工作機(jī)制，并做好數(shù)據(jù)的及時(shí)更新。建立或計(jì)劃建立知識(shí)產(chǎn)權(quán)信息數(shù)據(jù)庫的企業(yè)，明確數(shù)據(jù)庫使用要求，關(guān)注并監(jiān)督數(shù)據(jù)庫的維護(hù)和更新。
3.關(guān)于知識(shí)產(chǎn)權(quán)獲取的成文信息。企業(yè)應(yīng)根據(jù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)目標(biāo)制定知識(shí)產(chǎn)權(quán)的獲取計(jì)劃，明確通過自主創(chuàng)新、合作開發(fā)、許可或受讓等方式獲取知識(shí)產(chǎn)權(quán)。知識(shí)產(chǎn)權(quán)獲取的數(shù)量與類型應(yīng)與企業(yè)現(xiàn)狀、經(jīng)營(yíng)和發(fā)展需求相適應(yīng)。通過受讓等途徑獲取知識(shí)產(chǎn)權(quán)，應(yīng)在受讓前調(diào)查確認(rèn)相關(guān)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的有效性和穩(wěn)定性。企業(yè)獲取知識(shí)產(chǎn)權(quán)過程中的相關(guān)資料應(yīng)保留并管理。企業(yè)需采取相應(yīng)的措施以避免：非正常專利申請(qǐng)，不以使用為目的的商標(biāo)惡意注冊(cè)，不正當(dāng)獲取他人商業(yè)秘密，歪曲、篡改、剽竊他人作品以及非法獲取知識(shí)產(chǎn)權(quán)的情形。具體明確專利、商標(biāo)、商業(yè)秘密、著作權(quán)及其他類型知識(shí)產(chǎn)權(quán)的獲取過程控制要求。
4.關(guān)于知識(shí)產(chǎn)權(quán)維護(hù)的成文信息。明確企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)日常維護(hù)要求，建立知識(shí)產(chǎn)權(quán)分類管理檔案，包括知識(shí)產(chǎn)權(quán)類別、權(quán)利人、有效期、使用情況等信息，定期對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)進(jìn)行維護(hù)和評(píng)估，根據(jù)評(píng)估結(jié)果對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)權(quán)屬變更或放棄，保存并管理知識(shí)產(chǎn)權(quán)維護(hù)的相關(guān)記錄。對(duì)于有條件的企業(yè)，宜進(jìn)行知識(shí)產(chǎn)權(quán)相關(guān)會(huì)計(jì)信息披露，建立知識(shí)產(chǎn)權(quán)會(huì)計(jì)核算檔案，定期對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的成本和產(chǎn)出效益進(jìn)行核算，對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)進(jìn)行分級(jí)管理。
5.關(guān)于知識(shí)產(chǎn)權(quán)實(shí)施和使用的成文信息。根據(jù)企業(yè)現(xiàn)狀，制定促進(jìn)知識(shí)產(chǎn)權(quán)實(shí)施和使用的辦法，明確知識(shí)產(chǎn)權(quán)實(shí)施和使用的管理要求，建立知識(shí)產(chǎn)權(quán)實(shí)施和使用的管理過程，監(jiān)控知識(shí)產(chǎn)權(quán)的合規(guī)實(shí)施和使用。對(duì)于已經(jīng)實(shí)施和使用的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，評(píng)估知識(shí)產(chǎn)權(quán)對(duì)產(chǎn)品、企業(yè)的貢獻(xiàn)，促進(jìn)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的實(shí)施和使用。被許可實(shí)施和使用知識(shí)產(chǎn)權(quán)時(shí)，合同等文件中應(yīng)標(biāo)注清楚許可實(shí)施的類型，在相應(yīng)的范圍內(nèi)進(jìn)行實(shí)施。有條件的企業(yè)可以開展專利產(chǎn)品備案。
6.關(guān)于知識(shí)產(chǎn)權(quán)許可和轉(zhuǎn)讓的成文信息。知識(shí)產(chǎn)權(quán)許可和轉(zhuǎn)讓前，根據(jù)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)情況，制定許可或轉(zhuǎn)讓方案，開展知識(shí)產(chǎn)權(quán)評(píng)估，權(quán)衡許可和轉(zhuǎn)讓的利弊，并履行相關(guān)審查、備案或登記程序。國(guó)有企業(yè)轉(zhuǎn)讓時(shí)，應(yīng)遵循國(guó)有資產(chǎn)管理規(guī)定。
7.關(guān)于企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)風(fēng)險(xiǎn)管理的成文信息。梳理企業(yè)運(yùn)營(yíng)過程中可能涉及的知識(shí)產(chǎn)權(quán)風(fēng)險(xiǎn)，采取措施，避免或降低侵犯他人的知識(shí)產(chǎn)權(quán)風(fēng)險(xiǎn)。定期監(jiān)控可能涉及他人知識(shí)產(chǎn)權(quán)的狀況，針對(duì)可能發(fā)生的糾紛，結(jié)合企業(yè)實(shí)際提出防范及應(yīng)對(duì)措施。將知識(shí)產(chǎn)權(quán)納入企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理范圍，通過對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別、分析和監(jiān)測(cè)，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)辨別、風(fēng)險(xiǎn)分析和評(píng)估，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生率。明確保密管理中涉密人員、載體、區(qū)域、信息和設(shè)備的管理要求，做好商業(yè)秘密的管理。產(chǎn)品、ā術(shù)等對(duì)外披露前，開展知識(shí)產(chǎn)權(quán)合規(guī)和保密審查，并留存記錄。
8.關(guān)于企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)爭(zhēng)議處理的成文信息。做好產(chǎn)品和服務(wù)的侵權(quán)監(jiān)控，確保能及時(shí)發(fā)現(xiàn)和監(jiān)控知識(shí)產(chǎn)權(quán)被侵權(quán)情況，根據(jù)企業(yè)管理實(shí)際情況，評(píng)估被侵權(quán)損失，提出應(yīng)對(duì)方案。通過評(píng)估，分析利弊，明確協(xié)商、調(diào)解、訴訟、仲裁等適宜的爭(zhēng)議解決方式，保護(hù)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)。
9.確保知識(shí)產(chǎn)權(quán)合規(guī)管理體系有效性所需的其他成文信息。符合《企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)合規(guī)管理體系 要求》7.5.3、7.5.4 相關(guān)成文信息的創(chuàng)建、更新和控制要求。
(三)企業(yè)內(nèi)部審查審核記錄。
企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)合規(guī)審查記錄、內(nèi)部審核記錄、管理評(píng)審記錄。各類審查審核工作按照企業(yè)運(yùn)行標(biāo)準(zhǔn)的要求開展，記錄清晰記載各類審查工作開展的過程，日期精確，有相關(guān)責(zé)任人簽字。
(四)糾正措施及結(jié)果記錄。
企業(yè)在內(nèi)部審查審核時(shí)，發(fā)現(xiàn)存在不合規(guī)事項(xiàng)的，應(yīng)采取有效整改措施，并保留完整的整改記錄。
三、文件審核結(jié)果的處理
(一)審核通過。經(jīng)審核符合標(biāo)準(zhǔn)要求的，通過文件審核，由績(jī)效評(píng)價(jià)機(jī)構(gòu)向企業(yè)發(fā)放《績(jī)效評(píng)價(jià)文件審核報(bào)告表》(以下簡(jiǎn)稱“文審報(bào)告”)，并抄送設(shè)區(qū)市知識(shí)產(chǎn)權(quán)局。
(二)通知整改?？?jī)效評(píng)價(jià)機(jī)構(gòu)認(rèn)為企業(yè)相關(guān)文件材料、審查審核記錄不符合標(biāo)準(zhǔn)要求的，向企業(yè)發(fā)放文審報(bào)告，企業(yè)按要求進(jìn)行整改：
1. 文件未完全覆蓋標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容，或部分內(nèi)容不符合企業(yè)管理實(shí)際需求，企業(yè)按照要求進(jìn)行整改。
2. 企業(yè)未開展內(nèi)部審查審核或?qū)彶閷徍撕笪从行д牡?，需?1 個(gè)月內(nèi)重新開展審查審核或繼續(xù)整改，整改后補(bǔ)充提交相關(guān)記錄;
經(jīng)整改符合標(biāo)準(zhǔn)要求的，文件審核通過。
(三)不予通過。經(jīng)文件審核，績(jī)效評(píng)價(jià)機(jī)構(gòu)認(rèn)為企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)合規(guī)管理存在不可克服的重大缺陷，或經(jīng) 3 次整改后仍不符合合規(guī)管理要求，文件審核不予通過，由績(jī)效評(píng)價(jià)機(jī)構(gòu)告知企業(yè)不予通過的理由。文件材料未通過審核的，不予進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)審核。企業(yè)需整改并運(yùn)行 3個(gè)月后，才可再次提交申請(qǐng)。
